うちのパパは毎日ノー残業Day

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転職志望者必見!私立大学法人事務職員の一日の仕事の流れー高校編ー

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こんばんは、はんなりパパ(@hannari_papa)です。私立学校法人へ転職して3年半が経ち、事務職員としてもだいぶ板についてきました!ただ、もともと研究畑で仕事をしていたので、正直事務方がどんな仕事をしていたかイメージは湧きませんでした。

さらに言うと、残業代もつけずに(つけられないのに)、何を毎日定時過ぎてまでやることがあるのだろうかと不思議で仕方ありませんでした。ただ自分がいざその立場になってみると、事務職員というのは雑事が多いことに気づきました。生意気言ってごめんなさい!!(笑)

とは言うものの、そういう雑事を織り込んだうえで仕事を定時にあげるのができる社会人ですよね^^ 

実際の私の業務をベースに、私立学校法人事務職員の1日の業務の流れをお伝えします!同業界への転職志望者の参考になれば幸いです。

前提条件

勤務日

 月~土のうち5日間

就業時間

8:30〜17:00(実働7.5時間)

メイン業務

補助金申請、修学支援業務、調査回答、証明書発行

 

です。異動前の高校事務では総務的な部分教務的な部分の仕事を半々で行っていた形です。

業務の流れ(時系列)

出勤:〜8時25分

転職当初は真面目に20分前くらいに来ていましたが、学校職場とのこともありほとんどの時間を保護者からの欠席連絡電話受けに割かれてしまいます。自分の仕事を進めたい時でも容赦なく鳴り響く電話は守衛だけでは取り切れませんもん。

でもこの電話取りは本当に自分の時間を無駄に削るだけだと思います。業務と呼ぶなら残業代をくれれば文句は言いませんが、全く残業手当出しませんから^^;

そんなわけで私は転職して1年くらいたって早めにくるのをほぼやめました

メールチェック、1日の仕事の流れ確認、欠席連絡受け:〜8時30分

就業時間外に仕事に関係することは原則全くしませんが、メールチェックと1日の仕事のスケジューリングだけは朝礼が始まるまでの間にやります。

基本的に毎日仕事したくないなーと思いながら出勤しているので、そんな自分にエンジンをかけるためにしかたなくですけどね(笑)

1日の仕事のスケジューリングなんかは、毎日すべきことだと思いますが、学校職場では(というよりうちの職場では?)場当たり的な動きをしている人が多いように見受けられます。スケジューリングしないから仕事がいつまでたっても終わらへんのちゃうか?と思っています(´Д` )

職員室での全体朝礼+事務室朝礼:〜8時35分

異動前の職場で私が無駄だと強く思っているものの1つが朝礼です。学内イントラに掲示板を備えているにも関わらず、高い人件費のかかる教職員をトータルで10分も拘束するのは非効率的でしょう。

実際に伝達される事項は掲示板へのアップや共用スケジュールにアップすれば十分な内容ばかりです。初めから朝礼がある会社にいる人は当たり前なのかもしれませんが、これについては3年半働いても馴染みません^^;

メイン業務スタート(就学支援金申請とりまとめ):8時35分〜午前中

朝礼が終わってやっと仕事の本番です。 補助金申請業務は季節業務的側面が強いため、就学支援金関連業務で忙しそうな日の動きをお伝えします^^

 

まずは保護者から回収した申請書類一式のチェックからスタート。こちらとしては親切な案内作成を心がけているつもりではあるのですが、申請書の記入漏れや、所得を証明する書類がないなどということは日常茶飯事ですorz

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パート職員や契約職員の方と連携して、正しい状態で提出されているかをすべからくチェックしていきます。再提出者については案内文を作成し、申請書の補正や書類の追加提出を促します。 

再提出者以外はデータ入力が必要となりますので、パート職員に入力をしてもらった上で、さらに契約職員⇒私の順番で全件入力内容の再確認をします。ここのチェック作業を怠ると、生徒保護者への就学支援金支給額を間違ってしまうことに繋がるので、かなり重要です。

 

気が張った状態で仕事すべきなのですが、無情にも電話は容赦なく鳴り響くので、パート職員が電話をさばき切れていない時はすぐ取ります。

60-70人分上記の作業をやっていると、だいたい午前中が終わりますorz

昼休み:12時30分~

事務職員の数は少なく、また電話は関係なく鳴り響くため、出勤している事務職員を半分に分けて、1時間ずつ交代で休憩を取る形です。企業の事務職場なら1人くらい残っていれば事足りるでしょうが、生徒があれやこれや言ってきてその対応もあるため半分ずつの交代です。

仮に食事に行っても、ややこしい対応があると、総合職の立場の私たちはすぐ呼ばれます。ほんま勘弁してほしい。

まぁ私の場合は生徒対応や保護者からの電話対応が中心なのですが、急を要しない限り呼んでくれるなと職場で周知していたので、呼ばれることは少なかったですが(笑)

施設管財関係を担当している先輩はいつでもどこでも呼び出されていて気の毒でした。

業務再び(就学支援金申請とりまとめ):13時30分~

基本的には1時間きっちり休んでから午後の業務にあたります。しかし就学支援金申請処理業務期間中は、必ず時間外で働かざるを得ない業務量であるにも関わらず、残業代が全額出ません。ほんまふざけてます。

なので、主義主張には反しますが、自由利用の原則が適用される昼休みに詰めて仕事をすることもかなりありました^^;

処理件数が溜まっていると申請書類のチェックが終わりきらないので、午後からも午前中と同様の作業を継続します。

 

ただ不思議なもので、ミスがないように集中したい時に限って、生徒や卒業生から証明書の発行依頼が舞い込んだり、配布したPCの調子が悪いから見に来てほしいと先生から電話連絡がきたりするんですよね(;´Д`)

メイン業務以外も担当は担当なのでやむを得ないのですが、思考の流れが澱むのが本当に困ります。

 

申請書回収の段階では行なっていないですが、すべてデータがそろった段階で、都道府県への申請様式に合わせてデータを再構築する作業があります。毎年同じ書式であれば転記等も自動化できて楽なのですが、制度変更があるとその都度微妙に求められる内容が変わるので、それに合わせねばならず大変です。

学校での仕事は大半が前年踏襲で進められるので難しくないのですが、補助金関連は制度のマイナーチェンジ等がしばしば行われるため、その都度制度を改めて理解しなければならないので、おおざっぱな性格の方は苦労すると思います。

そして帰宅へ:16時30分~17時00分

私のスタンスは、『仕事は就業時間内に限る。よほど困らない限り、明日出来る事は明日やる』なので、トータル進捗を見て困らない限り、申請書のチェック作業が途中でも切り上げます。残り30分はクールダウン運転ですね(笑)

まだ土曜出勤があった時、16時半ダッシュを決め込んでいたら、上長から『パートさんがいるうちに帰るのはやめとこか』とか呼び出されて言われました。

いや、知らんし…!

こっちに気を遣わせるんじゃなくてお前がパートのおばちゃんに気を遣って早く帰らせろよ^^;

業務の流れまとめ

就学支援金業務が忙しい時期の3週間程度は、毎日こんな感じで過ごしていまた。しかもその時期は、都道府県からの調査や奨学給付金、日本学生支援機構の第1回目の推薦事務等と業務が重なっているため、1年で1番忙しかったです。やっと解放された…!!

 

それだけ忙しく、就業時間後に十何時間残ることになっても、お情けで数時間分しか手当てを付けてくれないので、就業時間後はほんとに働き損です。そやったら就業時間に最大限効率よく時間を使うことに注力するのは自然なことですよね??

 

私立学校にお仕事を希望されている方は、こんな現実もあるんだなーと思って頂けると幸いです。

ちなみにその他時間が空いたらやっていること

  1. 業務マニュアルの策定
  2. VBAによる業務の自動化考察

業務のスケジューリングをする際には、実労働時間の8.5-9割程度で終われるよう仕事を組み立てます。電話取ったりメイン業務外のことで教員に呼ばれたりという不確定要素が多い職場なので。

そういう業務があまり発生せず時間が空いたときは、ひたすら業務の平準化のための考察に時間を費やします。この人がいなくなったらこの業務が回りづらい!というのは事務職場においてありがちですが、事務仕事なんか要領覚えれば誰でもできる仕事なので、極力属人化しないように業務をマニュアライズしていきます。

高校事務職場でおさえておくべきポイント

土日固定休みの職場は少ない!

イベントごとの多い学校職場では、週5日勤務でも休みが土日に固定でないという職場が多い可能性が高いです。子どもが小さいうちはいいのですが、幼稚園に入ってしまうと土曜日に遊ぶ時間が減ったり、それに伴って奥さんの負担が増したりとデメリットも多いです^^;

事務組織が小さいため雑事がたくさんふってくる!

電話取りを中心とした細々した仕事が多いのが高校事務職場のしんどいところ。煩わしいことこの上ないです。私は上長に文句を言わさないために、またパートのおばちゃんからの不評を買わないようにソッコーで電話を取りましたが、本心は一回たりとも取りたくなかったです(笑)生徒対応や先生対応もたくさんありますよー

こなす仕事を求める人にはストレスかも??

私は仕事を生活費を稼ぐための手段としてしか見ていないので、生徒がどうとか保護者がどうとか全く気になりません。自分の仕事がスムースに運びさえすればいいので、こういう態度は高校職場での受けが悪いらしいです^^;

鋼の心を備えている方はいいのですが、そうでない方は自分のスタンスを貫き通せずしんどいかもしれません。反対に、教師にはなれないけど、生徒保護者のために頑張るりたい!学校を裏方として支えたい!と思える人であればぴったりだと思います^^

 

長くなりましたが、愚痴を交えて業務の流れをご紹介しました!教員に比べると、ブラックさはマシで給与はある程度高いので、転職先としてはめちゃくちゃ悪いということはありませんよ^^ 

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